Interne controle 2017

Reguliere interne controles

De interne controles over 2017 zijn door het cluster Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) uitgevoerd conform het door Gedeputeerde Staten in december 2016 vastgestelde Concern Interne Controle Plan 2017. Met dit plan geven Gedeputeerde Staten uitvoering aan de toetsing van artikel 18 van de Financiële verordening. Hierin is opgenomen dat Gedeputeerde Staten jaarlijks zorg dragen voor de interne controle op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

De volgende interne controles zijn in 2017 uitgevoerd:

1. Verwerven en aannemen (Inkopen, aanbesteden, prestatielevering en factuurbetaling, grondadministratie);
2. Verstrekken en vaststellen subsidies;
3. Genereren van inkomsten (onderdeel Subsidiebaten en Overige opbrengsten);
4. Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Betalingsverkeer);
5. Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Salarissen);
6. Planning en Control (onderdeel Begrotingsuitvoering).

Naast de hiervoor genoemde interne controles is in 2017 ook een zogeheten EDP-audit (Electronic Data Processing) uitgevoerd. Hierbij worden gedurende het jaar diverse controlewerkzaamheden uitgevoerd om een oordeel te vormen over de betrouwbaarheid en de integriteit van de geautomatiseerde omgeving van de organisatie.

Naar aanleiding van de in 2017 uitgevoerde interne controles zijn met de proceseigenaren en het management afspraken gemaakt om de opzet, bestaan en werking van de processen en beheersmaatregelen, waar nodig, verder te verbeteren.

Aanvullende interne controles
Naast de reguliere interne controles is in 2017 ook een aantal aanvullende interne controles uitgevoerd. De aanleiding om deze controles uit te voeren kan divers zijn. Zo kunnen bestuur en management een verzoek doen voor de uitvoering van een bijzonder onderzoek; kan de accountant adviseren om bepaalde onderwerpen nader te onderzoeken of geven ontwikkelingen in de externe omgeving aanleiding om dergelijke controles te initiëren. De in 2017 uitgevoerde aanvullende interne controles hebben vooral betrekking op de verdere verbetering/uitbreiding van de bestaande interne controles en het reageren op externe ontwikkelingen. De belangrijkste aanvullende interne controles die in 2017 zijn uitgevoerd zijn:

Lonen en salarissen
In 2017 is door de organisatie intensief gewerkt aan het verder verbeteren en optimaliseren van bestaande processen met betrekking tot lonen en salarissen. Dit, mede naar aanleiding van de implementatie per 1 januari 2017 van een nieuw E-HRM systeem met betrekking tot de personeels- en salarisadministratie. Deze implementatie betekende niet alleen een ‘technische’ verandering als gevolg van een nieuw systeem, maar had ook impact op de bestaande processen. Hierdoor was het uitvoeren van een procesgerichte verbijzonderde interne controle op het proces Salarissen over het boekjaar 2017 niet mogelijk. AO/IC heeft daarom, in afstemming met de accountant, besloten ook in het boekjaar 2017 deze interne controle op een gegevensgerichte wijze uit te voeren.

Horizontaal toezicht
Gedurende 2017 zijn door de afdeling Financieel Juridische Zaken een aantal interne controles uitgevoerd op de verwerking van de omzetbelasting in de inkoopfacturen. Ook voor wat betreft de loonbelasting zijn verschillende inhoudelijke controles uitgevoerd. Deze activiteiten zijn hoofdzakelijk uitgevoerd door de afdeling Personeel en Organisatie. De uitkomsten van deze controles zijn in de tweede helft van 2017 besproken met de Belastingdienst. Naar aanleiding hiervan heeft de Belastingdienst aangegeven tevreden te zijn met de wijze waarop binnen de relevante processen de (materiele) fiscale risico’s worden beheerst. Daarbij hebben zij ook vastgesteld dat de interne controles, die worden uitgevoerd om de werking van deze beheersmaatregelen te toetsen, op de juiste wijze worden uitgevoerd en niet hebben geleid tot materiele bevindingen.

Naast omzetbelasting en loonbelasting heeft de provincie ook te maken met vennootschapsbelasting. Uit eerder onderzoek is gebleken dat de mate waarin de provincie zich bezighoudt met economische activiteiten beperkt is. In het kader van de controle van de jaarrekening 2016 is ook de accountant in 2017 nagegaan of de provincie op het gebied van de vennootschapsbelasting de fiscale wet- en regelgeving juist en volledig toepast. Deze analyse heeft niet geleid tot bevindingen.

Eindconclusie van de Belastingdienst was dat hun positieve bevindingen aanleiding geven om de frequentie waarmee zij met de provincie overleg voert over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het Horizontaal Toezicht, teruggebracht kan worden naar ambtelijk één keer per jaar en bestuurlijk één keer in de vier jaar . Deze conclusie van de Belastingdienst geeft aan dat de Provincie Zuid-Holland op dit moment fiscaal voldoende ‘in-control’ is.

Accountant
De accountant heeft in 2016 voor de eerste keer zijn controle uitgevoerd op die processen binnen de provincie waarbinnen materiële financiële beheershandelingen plaatsvinden. De resultaten van deze analyse zijn weergegeven in de managementletter 2016. Deze analyse heeft een aantal aandachtspunten opgeleverd waarmee door AO/IC bij de uitvoering van (aanvullende) interne controles in 2017, voor zover mogelijk, rekening is gehouden. De belangrijkste aandachtspunten betreffen:

1. Volledigheid opbrengsten

De accountant heeft aangegeven dat de regelgeving met betrekking tot het achteraf door een organisatie toetsbaar verantwoorden van de volledigheid van de opbrengsten is aangescherpt. Hierdoor heeft dit onderwerp, vanuit het oogpunt van de accountant, de bijzondere aandacht gekregen bij de controle van de jaarrekening van de provincie. Maar naast de accountant is ook de organisatie zelf van mening dat de volledigheid van de opbrengsten van de provincie in voldoende mate beheerst moet worden. AO/IC heeft in 2017 een aanvullende controle uitgevoerd op de opbrengsten van de provincie, waarbij, onder andere, de realisatie van het lopende boekjaar vergeleken is met de begroting van dit boekjaar. Daarnaast is, in overleg met de accountant, gekeken hoe moet worden omgegaan met externe informatie van derden die bepalend is voor de volledigheid van een specifieke opbrengstencategorie (bijvoorbeeld Motorrijtuigenbelasting, leges). Concrete acties hiervoor zijn in de loop van 2017 in gang gezet, mede ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2017.

2. Aanbestedingswet

In 2016 zijn de wet- en regelgeving met betrekking tot de Europese aanbestedingsregels gewijzigd. Een belangrijke wijziging heeft betrekking op het afschaffen van de zogeheten categorie ‘2B-diensten’. Het niet juist hanteren van de gewijzigde wet- en regelgeving kan leiden tot financiële onrechtmatigheden. De accountant heeft specifiek de aandacht gevraagd voor het toetsen van een juiste en volledige toepassing van de nieuwe wet- en regelgeving, vooral binnen het proces Verwerven en Aannemen. Naast de reguliere interne controle op het proces Verwerven en Aannemen heeft AO/IC in 2017, net als in voorgaande jaren, een aantal aanvullende interne controles uitgevoerd die moeten vaststellen of geldende wet- en regelgeving met betrekking tot Europese aanbestedingen juist en volledig is toegepast door de provincie.