Ontwikkelingen voor 2018
Naast de reguliere interne controles zal ook in 2018 door AO/IC een aantal aanvullende interne controles worden uitgevoerd. De belangrijkste hiervan zijn:
EDP-audit e-HRM systeem
Per 1 januari 2017 is de provincie overgegaan op een nieuw personeels- en salarissysteem. De onderliggende processen zullen begin 2018 hierop zijn aangepast. Hierbij is nadrukkelijk rekening gehouden met het opnemen van afdoende beheersmaatregelen die het zich voordoen van (financiële) risico’s binnen deze processen zoveel als mogelijk moeten voorkomen. Na afronding van de verbetering/optimalisatie van de salarisprocessen kan een doorontwikkeling plaatsvinden van de huidige gegevensgerichte interne controle naar een procesgerichte interne controle van het salarisproces. Hierbij zal het cluster AO/IC gebruik gaan maken van deze processen en hun beschrijvingen. Tegelijkertijd zal worden nagegaan in welke mate bij de uitvoering van de interne controle gebruik gemaakt kan worden van de nieuwe e-HRM-applicatie. Daarnaast zal AO/IC, in overleg/samenwerking met P&O, I&A en de accountant, een EDP-audit uitvoeren op deze nieuwe applicatie. Dit, om nog meer zekerheid te krijgen over de betrouwbaarheid van de werking hiervan.
Gevolgen vervallen verplichte consultatielijst
Met ingang van mei 2017 is de verplichte consultatielijst niet meer operationeel. Deze consultatielijst gaf aan bij welke besluiten welke adviseurs geraadpleegd moesten worden. De op deze lijst beschreven casussen waren benoemd met het oog op het zich voordoen van mogelijke financiële onrechtmatigheid bij onjuiste besluitvorming. Het vooraf (verplicht) betrekken van relevante adviseurs bij deze besluitvorming zou het risico op financieel onrechtmatige besluitvorming moeten voorkomen. Het wegvallen van deze verplichte consultatielijst betekent dat de integraal manager, samen met de behandelend ambtenaar, (nog) meer aan de voorkant zal moeten aansturen op het zichtbaar en toetsbaar juist, volledig en tijdig toepassen en naleven van relevante wet- en regelgeving, besluiten en interne richtlijnen. Hierbij zullen keuzes gemaakt moeten worden wanneer welke adviseurs moeten worden ingezet om dit te realiseren. In het geval dit niet of niet consequent gedaan wordt is het risico op onrechtmatige besluitvorming nadrukkelijk aanwezig. Het cluster AO/IC zal, net als in 2017, gedurende 2018 aanvullende controles uitvoeren om te toetsen of zowel de integraal manager als de behandelend ambtenaar ook daadwerkelijk hun verantwoordelijkheid op dit gebied nemen en onrechtmatige besluitvorming als gevolg van het afschaffen van de verplichte consultatielijst zich niet heeft voorgedaan.
Aanvullende controles naar aanleiding van de eerste interim-controle 2017 Deloitte
De accountant heeft ook over het boekjaar 2017 zijn interim-controle uitgevoerd. De belangrijkste resultaten van deze controle zijn weergegeven in de managementletter 2017. Deze managementletter noemt een tweetal aandachtspunten waarmee in 2018 rekening moet worden gehouden voor wat betreft de interne controles:
- Subsidieverstrekkingen
Met betrekking tot het proces Subsidieverstrekkingen wordt aandacht gevraagd voor de volledigheid van het inzicht in de nog niet afgewikkelde subsidies; een strengere bewaking van de afgesproken subsidietermijnen en het doen van onderzoek naar de rechtmatigheid van subsidies die zijn verstrekt zonder betrokkenheid van Bureau Subsidies. Eind 2017 zijn door de afdeling Financieel Juridische Zaken (cluster AO/IC), in samenwerking met bureau Subsidies, een aantal acties in gang gezet, waaronder de actie om de volledigheid van het huidige inzicht in de nog niet afgewikkelde subsidies verder te verbeteren en te borgen. De verwachting is dat deze activiteiten uiterlijk in het tweede kwartaal van 2018 zullen zijn afgerond. Daarnaast wordt ook gekeken naar vervanging van de subsidieapplicatie BPMone. Verwachting is dat het hierop betrekking hebbende aanbestedingstraject in 2018 zal zijn afgerond. De door Deloitte genoemde aandachtspunten zullen in dat proces extra aandacht krijgen.
- Prestatieontvangstmelding
Om een rechtmatige betaling van een inkoopfactuur te waarborgen moet in het inkoopproces in veel gevallen een prestatieontvangstmelding (POM) worden gezet. Met deze melding wordt, onder andere, aangegeven dat de afgesproken prestatie is geleverd. De accountant heeft opgemerkt dat de praktische uitwerking van deze prestatieontvangstmelding, op onderdelen, voor verbetering vatbaar is. Aandacht is gevraagd voor het toets- en zichtbaar vastleggen van documenten die gebruikt worden om de levering van een prestatie te onderbouwen en voor de inhoudelijke kwaliteit van de prestatieontvangstmelding zelf. Genoemde aspecten zullen in 2018 organisatiebreed onder de aandacht worden gebracht. Daarnaast zal AO/IC, bij de uitvoering van de desbetreffende interne controles, blijvend toetsen op de kwaliteit van de prestatieontvangstmelding en daar waar nodig de organisatie aanspreken op de noodzakelijke verbeteringen.