Inleiding

In september 2015 is de nieuwe organisatiekoers omarmd die onder meer via het Programma van Waarde vorm wordt gegeven. Met dit programma ontwikkelt de provincie zich tot een opgavegerichte organisatie die de eigen ambities verbindt en realiseert met de omgeving. Onderdeel van de ontwikkeling naar opgavegericht werken is het scherp inzichtelijk hebben van de benodigde arbeidskosten om het provinciale doel te bereiken. In dit deel van de paragraaf Bedrijfsvoering wordt ingegaan op de samenstelling en de omvang van de benodigde arbeidskosten, bestaande uit:

1. loonkosten voor de formatie van de provincie Zuid-Holland;
2. loonkosten voor medewerkers in dienst van de provincie welke worden gedekt vanuit materiële budgetten;
3. kosten voor de inhuur van externen; inhuur ten lasten van exploitatiebudgetten en investeringsbudgetten

(conform cao voor provincies vastgesteld maart 2016);

4. ontvangsten uit detacheringen en UWV.

Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor dat de arbeidskosten verbonden aan de uitvoering van de beleidsprogramma’s, de directe arbeidskosten, worden opgenomen bij de beleidsprogramma’s. De arbeidskosten van de ondersteunende taken (overhead) worden apart verantwoord in Overzicht Overhead. Het gevolg van deze BBV-werkwijze is dat geen inzicht bestaat in het totaal van de arbeidskosten en de richtlijnen die hierop van toepassing zijn. Om dit inzicht te bieden is deze informatie in de paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen. Deze informatie betreft een aanvulling op de voorschriften die daarvoor in het BBV zijn opgenomen.

Totaalbeeld arbeidskosten

In de onderstaande tabel is het begrote bedrag van de arbeidskosten opgenomen, onderverdeeld naar de loonkosten en de kosten voor inhuur van externen.

De totale inzet van arbeidscapaciteit in 2017 is lager uitgevallen dan vooraf begroot. Dit laat zich voornamelijk verklaren vanuit de navolgende oorzaken:

• In 2017 is de herinrichting van de Dienst Beheer Infrastructuur afgerond. In de aanloop naar de herinrichting zijn niet alle vacatures ingevuld. De onderschrijding op de loonkosten is slechts deels ingezet voor tijdelijke ondersteuning door externen.
• Enkele automatiseringsprojecten, ten behoeve van continuïteit en vernieuwing van de ICT-dienstverlening,  hebben een langere doorlooptijd en lopen door naar 2018. Hierdoor zal de verwachte inzet van externen ook in een latere fase plaats vinden.
• Voor enkele projecten is het ingeschatte budget voor externe inhuur niet volledig gerealiseerd, aangezien dit afhankelijk is van de daadwerkelijke voortgang van de projecten.

Toelichting op de onderdelen van de arbeidskosten

A: loonkosten voor de formatie van de provincie Zuid-Holland

Het budgettair kader voor de formatiekosten bestaat uit vaste, variabele en gedifferentieerde loonkosten en het frictiebudget personeel gerelateerde kosten en is passend binnen de loonbudgetten die hiervoor door Provinciale Staten beschikbaar zijn gesteld. De basis voor dit budget is de door Provinciale Staten in de begroting vastgestelde formatie.

Vaste loonkosten zijn de reguliere beloning volgens de salarisschaal en vaste toelagen.

Variabele loonkosten hebben betrekking op eenmalige betalingen zoals overwerkkosten, toelagen onregelmatigheid en reis- en verblijfkosten.

Gedifferentieerde beloning heeft betrekking op structurele loonstijgingen hoger dan 3% voor het eerste jaar, incidentele beloningen en boter bij de vis beloningen. Het budget voor gedifferentieerd belonen bedraagt 0,75% van het budget voor vast loon. Dit is conform de afspraken die hierover met de vakbonden zijn gemaakt.

Frictiebudget personeel gerelateerde kosten: Het management draagt zorg voor de inzet van personeel en de daarbij behorende kosten, een en ander binnen de daarvoor bestemde budgetten. In geval van bijzondere omstandigheden, overgangsregelingen, specifieke afspraken en onvoorziene zaken, kan, indien het niet binnen de afdeling, noch in overleg met andere afdelingen, wordt opgelost, een beroep worden gedaan op het frictiebudget, geplaatst bij de provinciesecretaris.

Tabel Loonkosten formatie

Loonkosten formatie

De formatiekosten laten een onderschrijding zien van € 6,2 mln. Deze onderschrijding laat zich voornamelijk verklaren door niet ingevulde vacatures. Op deze vacatures heeft deels inhuur plaatsgevonden. Bij de Begroting 2017 was de verwachting dat voor € 5 mln aan inhuur op vacatureruimte zou plaatsvinden, dit is deels noodzakelijk gebleken. Daarnaast is het beschikbare budget vanuit frictiemiddelen in 2017 niet ingezet.

Bezetting
De bezetting ultimo december bedraagt 1.383 fte. De lagere bezetting ten opzichte van de formatie is een momentopname en wordt veroorzaakt door het niet invullen van vacatures, vrijwillig vertrek van medewerkers, uitstroom van medewerkers wegens pensionering en het beëindigen van tijdelijke contracten.

B: Loonkosten voor medewerkers in dienst van de provincie welke worden gedekt vanuit materiële budgetten

Dit onderdeel betreft de kosten voor medewerkers veelal in tijdelijke dienst van de provincie, waarvan de loonkosten worden gedekt vanuit incidentele materiële budgetten. Met de behandeling / vaststelling van de P&C producten zijn door Provinciale Staten ook extra middelen beschikbaar gesteld voor de uitvoering van taken. Daarbij kan het gaan om intensivering van beleid en om aanvullend beleid.
De in 2017 gerealiseerde overschrijding wordt veroorzaakt door extra inzet van capaciteit op programma Energietransitie, invoering Omgevingswet en Provincie van Waarde.

Kwaliteitsimpuls
Vanuit de kwaliteitsimpuls was voor 2017 een bedrag van € 1 mln beschikbaar gesteld voor versnelde instroom van nieuwe medewerkers met specifieke kennis en vaardigheden. Dit bedrag is volledig gerealiseerd.

C: Kosten voor de inhuur van externen
De omvang van de inhuur is een managementkeuze op grond van een aantal criteria zoals specifieke expertise en opvang van fluctuaties in de personele bezetting. De verwachte omvang van de inhuur laat zich moeilijk voorspellen, omdat deze gedeeltelijk wordt bepaald door niet direct te beïnvloeden factoren zoals personeelsverloop.
In de Begroting 2017 is naast dekking voor externe inuur uit niet benutte formatieruimte, € 17,3 mln materieel budget begroot om de totale verwachte externe inhuur te dekken. Bij de voorjaarsnota en de najaarsnota is het materiële budget voor externe inhuur bijgesteld naar € 16,8 mln. In 2017 zijn de totaal gerealiseerde inhuurkosten € 17, 7 mln. Ten opzichte van het hiervoor materieel beschikbaar gestelde budget is dit een overschrijding van € 0,9 mln, echter moet deze in samenhang worden gezien met het totaal loonkosten formatie, waaruit ook dekking aanwezig is voor externe inhuur.

D: Ontvangsten detacheringen en UWV
Rondom arbeidscapaciteit realiseert de provincie ook opbrengsten. Enerzijds betreft dit opbrengsten voor medewerkers die elders zijn gedetacheerd en waarvoor een vergoeding in rekening wordt gebracht, anderzijds betreft dit uitkeringen van het UWV bij zwangerschap. Voor de UWV ontvangsten geldt dat deze niet worden opgenomen in de begroting, omdat de omvang van de opbrengsten vooraf niet inzichtelijk zijn. De in 2017 gerealiseerde opbrengsten bedragen € 1,9 mln, vanuit detacheringen € 1,6 mln en vanuit UWV ontvangsten € 0,3 mln.